Ügyfelek

Az ügyféltörzs az a hely, ahol egyszer felviszed a partnereid adatait, utána pedig már csak használod őket. Amikor munkalapot vagy árajánlatot készítesz, két koppintással kiválasztod az ügyfelet, és a név, a cím, a telefonszám, az e-mail cím, az adószám és a helyszíni kapcsolattartó magától a bizonylatra kerül.

A haszna nem csak a gyorsaság. Az ügyfél adatlapján egy helyen látod, hány munkát csináltál nála, mennyi volt ezek összértéke, mikor jártál nála utoljára, és milyen árajánlatok mentek ki hozzá. Ha VIP kedvezményt adsz neki, azt sem kell fejben tartanod: a rendszer minden új bizonylaton automatikusan érvényesíti.

Ez az oldal végigveszi az ügyfél felvételét, a cégadatok automatikus lekérését, a több címet és kapcsolattartót, a kedvezményeket, a lista szűrőit, a CSV importot és exportot, valamint azt, hogy csapatban ki mit lát.

Hol találod az Ügyfelek oldalt

Számítógépen: a bal oldali menüsávban az Ügyfelek pont.
Mobilon és tableten: koppints alul a Navigáció gombra, majd az Ügyfelek sorra.

Új ügyfelet a lista jobb felső sarkában lévő Új ügyfél gombbal veszel fel. Ha épp munkalapot vagy árajánlatot töltesz ki, és az ügyfél még nincs a rendszerben, onnan sem kell kilépned: az ügyfélválasztóban is van Új ügyfél létrehozása lehetőség, és a mentés után az új ügyfél rögtön be is kerül a bizonylatba.

Ha szerviz vagy vegyes üzemmódban dolgozol, az oldal tetején egy fülsor is megjelenik: Ügyfelek és Szervizkatalógus. A második fülön az összes szervizelt eszközt megtalálod, akármilyen gépről, készülékről vagy járműről van szó.

Melyik csomagban mi érhető el

Amit használni szeretnél	Ehhez ez a csomag kell
Ügyfelek nyilvántartása, keresés, adatlap	Minden csomag
Helyszíni kapcsolattartó, megjegyzés, adókategória	Minden csomag
Egyedi mezők (legfeljebb 10 ügyfél mező)	Minden csomag
CSV import és export	Minden csomag
VIP jelölés és alapértelmezett kedvezmény	Minden csomag
Feltételhez kötött kedvezmény szabályok	Pro
Több cím és kapcsolattartó egy ügyfélnél	Pro (5 cím) vagy Business (20 cím)
Ügyfél hozzárendelése munkatárshoz	Business (csapatkezelés)

Az ügyfelek darabszáma csomagfüggő:

Csomag	Ügyfelek száma	Címek egy ügyfélnél
Ingyenes	10	1
Basic	100	1
Pro	Korlátlan	5
Business	Korlátlan	20

A címek száma az elsődleges címet is tartalmazza. Pro csomagon tehát az elsődleges cím mellé még 4 továbbit vehetsz fel, Business csomagon 19-et.

Új ügyfél felvétele

Kattints az Új ügyfél gombra. Az űrlap kártyákra van bontva, és a jobb oldalon végig látod az Összegzés kártyát, ami élőben mutatja, mi kerül majd mentésre.

Ügyfél adatai

Egyetlen kötelező mező van, a Név / Cégnév. Minden más opcionális, de minél többet töltesz ki, annál kevesebbet kell később gépelned a bizonylatokon.

Mező	Mire való
Név / Cégnév	Kötelező, legalább 2 és legfeljebb 100 karakter. Ez jelenik meg a munkalapon, az árajánlaton és a számlán
Adószám	Cégeknél, 12345678-1-42 formátumban
Adókategória	Belföldi, EU adóalany vagy Harmadik ország. Erről lentebb írunk
Irányítószám, Település, Utca, házszám	A munkavégzés és a számlázás címe
Telefonszám	Az adatlapon és a munkalapon kattintható, tehát telefonról egy koppintás a hívás
E-mail	Ide megy ki a munkalap, az árajánlat és a számla

Az Irányítószám mezőbe elég beírni a négy számjegyet, a Település magától kitöltődik. Fordítva is működik: ha a települést írod be, a rendszer felajánlja a hozzá tartozó irányítószámokat. Az irányítószám mező mellett egy országválasztó is van, külföldi címnél ez kapcsolja ki a magyar irányítószám-ellenőrzést.

Cégadatok kitöltése adószám vagy cégnév alapján

Cégeknél nem kell kézzel begépelned a székhelyet és az adószámot.

A Név / Cégnév mezőre kattintva egy kereső nyílik meg Cég kiválasztása címmel. Írj be legalább 4 karaktert (cégnevet vagy adószámot), és a rendszer kilistázza a találatokat a cégnyilvántartásból, mindegyiknél a teljes névvel, a rövid névvel, az adószámmal és a cég állapotával (Aktív, Szüneteltetett, Eljárás alatt). A kiválasztott cégből átkerül az adószám, az irányítószám, a település, az utca, és ha van, az e-mail cím és a telefonszám is.

Fordított irányban is működik: ha a Név / Cégnév mező még üres, és beírsz egy szabályos formátumú adószámot, a rendszer magától lekéri és kitölti a cég adatait.

Ha nem céget, hanem magánszemélyt vagy egyéni vállalkozót rögzítesz, egyszerűen gépeld be a nevet, majd a találatok felett megjelenő Egyéni név gombra koppintva rögzítsd.

Adókategória

Ez a mező dönti el, hogyan viselkedik az ÁFA az ügyfél bizonylatain.

Adókategória	Mikor válaszd
Belföldi	Magyar ügyfél, 27, 18 vagy 5 százalékos ÁFA. Ez az alapértelmezés
EU adóalany	Uniós adószámmal rendelkező partner, fordított adózás, 0 százalék ÁFA
Harmadik ország	Unión kívüli export, 0 százalék ÁFA

Ha nem belföldi kategóriát választasz, az ügyfél adatlapján és a bizonylatokon egy kis jelölés is megjelenik (EU fordított vagy Export), tehát ránézésre látod, miért nem 27 százalék az ÁFA.

Helyszíni kapcsolattartó

Az Ügyfél adatai kártya alján négy mező szolgál arra az esetre, amikor a munkavégzéskor nem maga az ügyfél lesz jelen:

Kapcsolattartó neve (például a gondnok vagy a szomszéd)
Kapcsolattartó telefonszáma
Kapcsolattartó email címe
Megjegyzés a helyszínhez (például „2. csengő, mellékbejárat”)

A kapcsolattartó neve, telefonszáma és megjegyzése átkerül a munkalapra és az árajánlatra is, tehát a kollégád a helyszínen is látja, kit keressen. Az e-mail cím a dokumentum kiküldésekor a választható címzettek közé kerül Kapcsolattartó címkével, de nem írja felül az ügyfél fő e-mail címét: az marad az alapértelmezett címzett.

Megjegyzés

A Megjegyzés kártyába legfeljebb 500 karakter fér. Ez belső jegyzet: ide írhatod például, hogy az ügyfél csak délután ér rá, hol lehet parkolni, vagy hogy előre kér számlát.

Duplikátum-figyelmeztetés

Miközben gépeled a nevet vagy a telefonszámot, a rendszer a háttérben megnézi, van-e már ilyen ügyfeled. Ha talál egyezést, egy sárga Lehetséges duplikátum sáv jelenik meg a meglévő ügyfél nevével, telefonszámával és cégnevével. Az Új ügyfél oldalon a névre kattintva új lapon meg is nyithatod a meglévő ügyfelet, hogy eldöntsd, tényleg ugyanarról van-e szó.

Ez csak figyelmeztetés, nem tiltás. Ha tényleg két külön partnerről van szó (például apa és fia azonos névvel), nyugodtan mentheted.

A telefonszám összevetése a formázástól függetlenül működik: a +36 30 123 4567, a 06301234567 és a 0036301234567 ugyanannak számít.

Több cím és kapcsolattartó

Pro és Business csomagon egy ügyfélhez több címet is felvehetsz. Ez akkor ér sokat, ha az ügyfeled több telephelyen dolgozik, vagy ha a számlázási cím eltér a munkavégzés helyszínétől.

A További címek és kapcsolattartók kártyán a Cím hozzáadása gombbal veszel fel újat. Minden címnél először a típust választod ki:

Cím típusa	Mire való
Helyszín	A munkavégzés helye: telephely, raktár, üzlet, lakás
Számlázási cím	Ahova a számla szól, ha eltér a fő adatoktól

Mindkét típusnál kötelező a Megnevezés (legfeljebb 60 karakter), például „Központi iroda” vagy „Raktár”. Ez a felirat jelenik meg a bizonylatok címválasztójában, tehát érdemes olyan nevet adni, amiről te is és a kollégád is felismeri.

Helyszín típusnál megadod a Név / Cégnévet, az adószámot, a teljes címet, a helyszín saját e-mail címét és telefonszámát, alul pedig a helyszíni kapcsolattartót: nevét, telefonszámát és egy megjegyzést (legfeljebb 300 karakter).

Számlázási cím típusnál külön mezőben adod meg a Névet (magánszemélynél) és a Cégnévet (cégnél). Legalább az egyiket ki kell töltened. Ha adószámot írsz be, és a cégnév még üres, a rendszer itt is lekéri a cégadatokat.

A címek sorrendjét húzással állítod át, a másolás ikonnal pedig egy hasonló címet gyorsan lemásolsz, és csak az eltérő részt írod át.

Hogyan használod a címeket a bizonylaton

A munkalapon és az árajánlaton két külön választó dolgozik ezekkel a címekkel:

A munka helyszínénél az Elsődleges cím mellett az ügyfél összes címe választható, típustól függetlenül. A kiválasztott cím és a hozzá tartozó kapcsolattartó kerül a bizonylatra.
A számlázási adatoknál a Megegyezik az ügyfél adataival opció mellett csak a Számlázási cím típusú címek jelennek meg.

Ha egy ügyfélhez nincs cím rögzítve, a bizonylat cím-választója alatt egy Hiányzó ügyfélcím figyelmeztetés jelenik meg Cím hozzáadása az ügyfélhez gombbal, tehát nem kell külön oldalra navigálnod.

Egyedi mezők

Ha olyan adatot akarsz nyilvántartani, amire nincs beépített mező (például ügyfél-azonosító, szerződésszám, kazán típusa vagy garanciális dátum), egyedi mezőt hozol létre.

Az egyedi mezőket a Beállítások, Extra testreszabás oldal Egyedi mezők szekciójában állítod be. Két kategória van, Ügyfél mezők és Munkalap mezők, kategóriánként legfeljebb 10 mezővel. Csapatban ezt csak a tulajdonos szerkesztheti.

Egy mezőnél megadod a nevét, a típusát (Szöveg, Szám, Dátum vagy Dátum és idő), és három kapcsolóval szabod testre a viselkedését:

Kapcsoló	Mit csinál
Megjelenítés a listában	A mező oszlopként is megjelenik az ügyféllistában
Megjelenítés PDF-en	A mező és az értéke rákerül a generált PDF dokumentumokra
Kötelező mező	A mező kitöltése nélkül nem menthető az ügyfél

Az ügyfél egyedi mezői a keresésben is szerepelnek, bekerülnek a CSV exportba, és a másolatkészítésnél is átjönnek.

VIP státusz és kedvezmények

Az űrlap VIP státusz és kedvezmények kártyáján állítod be, kap-e az ügyfél automatikus árengedményt.

Alapértelmezett kedvezmény

Két mezőt töltesz ki: a kedvezmény típusát (Százalék (%) vagy Összeg (Ft)) és az értékét. Amint az érték nagyobb nullánál, az ügyfél megkapja a VIP jelölést, ami a listán és az adatlapon is látszik.

Az itt megadott kedvezmény minden új munkalapon és árajánlaton automatikusan érvényesül, dokumentum szinten. Bizonylatonként természetesen felülírhatod.

Kedvezmény szabályok (Pro és Business)

Ha az árengedmény nem mindig ugyanannyi, hanem feltételhez kötött, szabályokat is felvehetsz. Egy szabálynál megadod:

Szabály neve: például „Nagyprojekt kedvezmény”
Feltétel típusa: Összeg felett vagy Tételtípus
Összeg feltételnél a Minimum összeg (Ft), tételtípus feltételnél a típus (Anyag, Munkadíj, Kiszállás vagy Egyéb)
Kedvezmény típusa és értéke
Prioritás: az alacsonyabb szám fut előbb

A kiértékelés sorrendje egyszerű:

Ha az ügyfélnek van VIP alapkedvezménye, az érvényesül a teljes dokumentumra.
Ha nincs, a rendszer végigmegy az Összeg felett típusú szabályokon prioritás szerint, és az első illeszkedő nyer.
A Tételtípus szabályok ettől függetlenül, tételszinten érvényesülnek, típusonként egy szabály.

A címsor típusú tételek nem számítanak bele a kiértékelésbe.

Az ügyfél adatlapján a Kedvezmények kártya olvasható formában mutatja mindezt, például: „Nagyprojekt kedvezmény: 500 000 Ft felett → -10%”.

Az ügyféllista

A lista tetején a darabszám áll, korlátos csomagnál a limittel együtt (például „37 ügyfél (37/100 összesen)”).

Keresés

A keresőmező a név, a cégnév, az e-mail cím, a telefonszám, az egyedi mezők értékei, valamint az irányítószám, a település és az utca alapján keres. Nem kell pontosan gépelned: a névnél és a településnél a rendszer elnézi az elgépelést. Az e-mail címnél, a telefonszámnál és az irányítószámnál viszont pontos egyezést vár, mert ott egy elgépelés csak rossz találatot adna.

A találatoknál egy kis szövegrész is megjelenik arról, melyik mezőben volt az egyezés.

Szűrők és rendezés

Szűrő	Amit szűr
VIP státusz	Csak VIP vagy Nem VIP
Hozzárendelés	Csapatban, tulajdonosként vagy adminisztrátorként: saját, nincs hozzárendelve, vagy konkrét munkatárs

Rendezni nyolcféleképpen tudsz: Név (A-Z), Név (Z-A), Legtöbb munkalap, Legkevesebb munkalap, Legújabb elől, Legrégebbi elől, Utolsó aktivitás (legújabb) és Utolsó aktivitás (legrégebbi).

A gyakran használt szűrőket kitűzheted, így egy koppintással eléred őket, és szűrő előbeállításokat is menthetsz.

Oszlopok

Számítógépen a táblázat fejlécében a szövegre kattintva választod ki, mely oszlopok látszódjanak. Elérhető oszlopok: Név (mindig látszik), Telefonszám, E-mail, Felelős (csapatban), Létrehozva (alapból rejtett), Munkalapok, valamint azok az egyedi mezők, amelyeknél bekapcsoltad a Megjelenítés a listában kapcsolót.

A beállítás a saját fiókodhoz kötődik, tehát a következő belépésnél is így látod, és a mobil kártyanézet is ezt követi. Egy oldalon 50 ügyfél jelenik meg.

Tömeges műveletek

Jelöld ki az ügyfeleket a bal oldali jelölőnégyzetekkel, majd az alul megjelenő sávból választhatsz:

Export: CSV letöltés a kijelöltekről vagy az összesről.
Hozzárendelés: csapatban, tulajdonosként vagy adminisztrátorként az ügyfelek egy munkatárshoz rendelése.
Törlés: a kijelölt ügyfelek törlése. Amelyikhez tartozik bizonylat, az nem törlődik, és a visszajelzés megmondja, miért.

Az ügyfél adatlapja

Az ügyfélre kattintva megnyílik az adatlap, ahol minden összegyűlik erről a partnerről.

A bal oldali fő oszlopban:

Kártya	Mit mutat
Kapcsolattartási adatok	Telefon, e-mail, cím (a címre kattintva megnyílik a Google Térkép), helyszíni kapcsolattartó és a számlázási adatok
További címek és kapcsolattartók	Két fülön: Helyszínek és Számlázási, a darabszámmal. Egy címet lenyitva látod a teljes adatait
Egyedi mezők	A kitöltött egyedi mezők, ha van ilyen definíciód
Megjegyzés	A belső jegyzet
Kedvezmények	A VIP jelölés, az alapkedvezmény és az aktív szabályok
Munkalapok	Az utolsó 5 munkalap sorszámmal, státusszal, dátummal és összeggel, alatta link az összeshez
Árajánlatok	Az utolsó 5 árajánlat, jelöléssel arról, melyikből lett már munkalap
Eszközök	Szerviz és vegyes módban az ügyfélnél lévő gépek, készülékek

A jobb oldali oszlopban a Statisztika kártya áll: hány munkalap tartozik az ügyfélhez, mennyi ezek összértéke, és mikor készült az utolsó.

A fejlécben két gomb van. A Feladatok gombbal közvetlenül ehhez az ügyfélhez rögzíthetsz teendőt (például visszahívás), a Műveletek gomb pedig egy listát nyit meg:

Szerkesztés
Hozzárendelés csapattaghoz (csapatban, tulajdonosként vagy adminisztrátorként)
Új munkalap és Új árajánlat, már kitöltött ügyféllel
Másolat készítése
Törlés

A Másolat készítése átviszi az elérhetőségeket, az adószámot, az adókategóriát, a címeket, a kapcsolattartókat, a megjegyzést, az egyedi mezőket és a kedvezményeket, a névhez pedig hozzáfűzi, hogy „(másolat)”. Akkor hasznos, ha több hasonló partnert viszel fel egymás után.

Ügyfelek importálása CSV-ből

Ha már van egy ügyféllistád Excelben, nem kell újra begépelned.

Az importálást a Beállítások, Cég / Vállalkozó adatai oldal Import szekciójában találod, az Ügyfelek importálása kártyán, a CSV importálása gombbal. Csapatban ezt csak a tulajdonos éri el.

A fájlról:

Pontosvesszővel tagolt CSV, UTF-8 kódolással, az első sor a fejléc.
Legfeljebb 5 MB és legfeljebb 5000 sor egy importálásnál.
Az oszlopok sorrendje nem számít, a fejléc neve alapján ismeri fel a rendszer.

Az oszlopok:

Oszlop	Kötelező
Név	Igen, legalább 2 karakter
Irányítószám, Település, Cím	Csak kiszállásos üzemmódban
E-mail, Telefon, Cégnév, Adószám	Nem
Adókategória	Nem, üresen hagyva belföldi lesz
Helyszíni kapcsolattartó, Kapcs. telefon, Kapcs. email, Helyszíni megjegyzés	Nem
Megjegyzés	Nem
Egyedi mezők a mező nevével	Csak ha kötelezőnek jelölted

Az adószámot a rendszer formátumra ellenőrzi (12345678-1-42), az e-mail címeket pedig érvényességre. Az Adókategória oszlopba a Belföldi, az EU adóalany vagy a Harmadik ország szöveg írható, kis- és nagybetűtől függetlenül. Ha ide olyan érték kerül, amit a rendszer nem ismer fel, a sor hibás lesz, és nem importálódik. Ez szándékos: egy elgépelt adókategória csendben belföldivé tenné az uniós partnert, és 27 százalékos ÁFA-val menne ki a számlája.

A folyamat 4 lépésben:

Feltöltés. Húzd be vagy válaszd ki a fájlt.
Előnézet. Szűrhetsz a mind, az érvényes és a hibás sorok között, 100 soros lapokon. A hibás sorok pirossal, a figyelmeztetéssel járók sárgával jelennek meg, és melléjük írja, mi a gond.
Duplikátum-ellenőrzés. A rendszer e-mail cím, telefonszám és adószám pontos egyezése alapján megnézi, van-e már ilyen ügyfeled. A talált egyezések alapból ki vannak hagyva, de soronként bepipálhatod az Import mégis lehetőséget.
Eredmény. Megkapod, hány sor került be, hány maradt ki duplikátumként és hány volt sikertelen.

A kártyán letölthető egy Minta CSV a pontos oszlopnevekkel és egy példasorral. Ha korábban exportáltál ügyfeleket, ugyanazt a fájlt módosítás után vissza is tudod importálni: a csak olvasható oszlopokat (Munkalapok száma, Összes bevétel (Ft), Utolsó munkalap, Létrehozva, Módosítva, További címek) és az összesítő sorokat a rendszer magától kihagyja.

Ügyfélcímek importálása CSV-ből

Ha az ügyfeleidnek több telephelye van, a további címeket nem kell egyesével felvinned. Erre külön CSV szolgál, amiben soronként egy cím szerepel, és az első oszlopok kötik az ügyfélhez.

Azért külön fájl, mert egy ügyfélhez akár 20 cím is tartozhat, mindegyik a saját kapcsolattartójával és elérhetőségével. Ez egyetlen cellába nem férne el olvashatóan. Így viszont Excelben ugyanúgy szerkeszted, mint bármelyik táblát.

A kártyát a Beállítások, Cég / Vállalkozó adatai oldal Import szekciójában találod, Ügyfélcímek importálása néven. Pro és Business csomagon érhető el, mert az alacsonyabb csomagokban ügyfelenként egy cím szerepelhet.

Hogyan kötődik a cím az ügyfélhez

Három oszlop szolgál a párosításra, és elég az egyiket kitöltened:

Oszlop	Mikor használd
Ügyfél adószám	Cégeknél a legbiztosabb azonosító
Ügyfél e-mail	Ha az ügyfélnél rögzítve van az e-mail cím
Ügyfél telefon	Ha se adószám, se e-mail nincs

A rendszer ebben a sorrendben keres, és pontos egyezést vár. Névre szándékosan nem párosít, mert két azonos nevű ügyfél címei összekeverednének. Ha egy sorhoz nem talál ügyfelet, a sor kimarad, és az eredmény-képernyőn megmondja, melyik sorról volt szó.

Az oszlopok

Oszlop	Kötelező
Ügyfél adószám, Ügyfél e-mail vagy Ügyfél telefon	Igen, legalább az egyik
Típus	Nem, üresen hagyva helyszín lesz. Értéke Helyszín vagy Számlázási
Megnevezés	Igen, legfeljebb 60 karakter. Ez látszik a bizonylatok címválasztójában
Név vagy Cégnév	Igen, legalább az egyik
Irányítószám, Település, Cím	Igen
Adószám	Nem, ha megadod, formátumra ellenőrizzük
E-mail, Telefon	Nem, a helyszín saját elérhetősége
Kapcsolattartó, Kapcs. telefon	Nem, aki a helyszínen fogad
Megjegyzés	Nem, legfeljebb 300 karakter

A fájlra ugyanazok a szabályok vonatkoznak, mint az ügyfél-importra: pontosvesszős tagolás, UTF-8 kódolás, legfeljebb 5 MB és 5000 sor. A kártyáról letölthető minta CSV egy háromcímes példát tartalmaz.

A folyamat

Feltöltés. Húzd be vagy válaszd ki a fájlt.
Előnézet. Soronként látod az ügyfél-azonosítót, a típust, a megnevezést, a címet és a kapcsolattartót. A hibás sorok pirossal jelennek meg, mellettük az okkal.
Importálás. A rendszer az érvényes sorokat hozzáadja az ügyfelek meglévő címeihez.
Eredmény. Megkapod, hány cím került be és hány ügyfélhez, mennyi maradt ki, és melyik sorral mi volt a gond.

Ügyfelek exportálása

Az ügyféllistán jelöld ki, kiket szeretnél kiexportálni, majd az alsó sávban válaszd az Export gombot. Választhatsz a kijelöltek és az összes ügyfél között.

A CSV fájl a rögzített adatokon túl a statisztikákat is tartalmazza (munkalapok száma, összes bevétel, utolsó munkalap dátuma), az egyedi mezőket, valamint a végén egy összesítő sort. A fájl Excelben azonnal megnyitható.

Az Adókategória oszlopban a beállított kategória neve szerepel (Belföldi, EU adóalany vagy Harmadik ország), ugyanabban a formában, ahogy az import is várja. A További címek oszlop az elsődleges címen túli helyszíneket és számlázási címeket foglalja össze olvasható formában. Ez az oszlop tájékoztató jellegű: a további címek visszatöltése a külön cím-CSV-vel történik.

Csapatban a Tag szerepkörnek nem jelenik meg az Export gomb.

Mi történik, ha módosítod egy ügyfél adatait

Ez az ügyféltörzs legfontosabb automatizmusa. Ha átírod az ügyfél nevét, e-mail címét, telefonszámát, cégnevét, adószámát vagy címét, a rendszer a háttérben végigmegy a hozzá kapcsolódó dokumentumokon, és frissíti bennük az ügyfél adatait. Ez érinti a munkalapokat, az árajánlatokat, a projekteket, a tranzakciókat, az eszközöket és az ügyfélhez rögzített feladatokat.

Vagyis nem kell egyesével átírnod a régi bizonylatokat, ha az ügyfél költözik vagy telefonszámot vált. Sok kapcsolódó dokumentumnál a frissítés néhány másodpercig futhat a háttérben.

Ügyfél törlése

Az ügyfél az adatlapon a Műveletek, majd a Törlés gombbal törölhető, a listán pedig tömegesen.

Nem törölhető olyan ügyfél, akihez tartozik munkalap, árajánlat, feladat, tranzakció vagy eszköz. Ilyenkor a rendszer megmondja, pontosan melyik miatt nem sikerült. Ez szándékos védelem: enélkül a régi bizonylataid hivatkozás nélkül maradnának.

Csapatban ügyfelet csak a tulajdonos vagy az adminisztrátor törölhet.

Eszközök az ügyfélnél

Szerviz és vegyes üzemmódban az ügyfél adatlapján megjelenik egy Eszközök kártya is. Itt tartod nyilván, milyen gép, készülék vagy jármű van az ügyfélnél: gyári szám, típus, gyártó és modell szerint. A kártya jobb felső sarkában lévő plusz gombbal rögtön az adott ügyfélhez rögzíthetsz újat.

Az összes eszközt az Ügyfelek oldal Szervizkatalógus fülén éred el. Itt kereshetsz köztük, Pro és Business csomagon pedig a keresőmező melletti gombbal vonalkódról is beolvashatod a gyári számot.

Csapatban ki mit lát

A munkatárs jogosultságainál az Ügyfelek modulhoz három szint adható meg.

Szint	Amit jelent
Rejtett	Az Ügyfelek menüpont nem jelenik meg neki
Látható	Látja az ügyfeleket és az adatlapjukat, de nem szerkeszt
Szerk.	Ügyfelet vehet fel, módosíthat

Alapértelmezés szerint a Tag szerepkör Látható, az Adminisztrátor Szerk. jogot kap. Ügyfelet létrehozni bárki tud, akinek szerkesztési joga van a modulra, mert a terepen dolgozó kollégának is szüksége lehet rá.

Törölni és csapattaghoz rendelni viszont csak a tulajdonos és az adminisztrátor tud.

Ügyfél hozzárendelése munkatárshoz

Egy ügyfélhez felelőst rendelhetsz, akár egyesével az adatlapról (Műveletek, Hozzárendelés csapattaghoz), akár tömegesen a listáról. A felelős a listán a Felelős oszlopban, mobilon a kártya alján jelenik meg, és szűrni is tudsz rá.

Gyakori kérdések

Kötelező ügyfelet felvennem a munkalaphoz? Nem. A munkalapon kézzel is beírhatod az ügyfél adatait. Az ügyféltörzs viszont időt spórol, mert a második munkánál már csak kiválasztod, és az adatlapon összegyűlik a közös történet.

Mi a különbség a Név / Cégnév és a Cégnév mező között? Az Ügyfél adatai kártyán a Név / Cégnév az ügyfél elsődleges megnevezése, ez látszik a bizonylatokon. Külön Cégnév mező a számlázási típusú címeknél van, arra az esetre, ha a számla más névre szól, mint amin az ügyfelet nyilvántartod. Az adatlapon a cégnév akkor jelenik meg külön, ha eltér a névtől.

Két ügyfelet véletlenül kétszer vittem fel. Össze tudom vonni őket? Összevonás nincs. Írd át a megmaradó ügyfélen a hiányzó adatokat, majd töröld a duplikátumot. Ha a duplikátumhoz már tartozik munkalap vagy árajánlat, azt nem tudod törölni, mert a bizonylatok nem maradhatnak hivatkozás nélkül.

Átírtam az ügyfél címét. A régi munkalapokon is frissül? Igen. A rendszer automatikusan végigmegy a kapcsolódó munkalapokon, árajánlatokon, projekteken, tranzakciókon, eszközökön és feladatokon, és frissíti bennük az ügyfél adatait.

Miért nem tudok több címet felvenni az ügyfélhez? Az Ingyenes és a Basic csomagban ügyfelenként egy cím szerepelhet, ezért a További címek és kapcsolattartók kártya nem jelenik meg. Pro csomagon 5, Business csomagon 20 cím vehető fel, az elsődlegessel együtt.

Hogyan találom meg az ügyfelet irányítószám alapján? Írd be a keresőbe. A kereső a cím mezőket is átnézi, tehát irányítószámra, településre és utcanévre is találatot ad.

Mit jelent a VIP jelölés? Az ügyfél VIP jelölést kap, ha alapértelmezett kedvezményt adsz meg neki. Ez a kedvezmény minden új munkalapján és árajánlatán automatikusan érvényesül, és a listán is szűrhetsz rá.

Töröltem egy egyedi mezőt. Mi lesz a korábban beírt értékekkel? A törölt mező értékei nem jelennek meg többé az ügyfeleken. A törlés nem vonható vissza, ezért érdemes előtte exportálnod az ügyfeleket.

Miért nem törölhető az ügyfél? Mert van hozzá tartozó munkalap, árajánlat, feladat, tranzakció vagy eszköz. A rendszer megmondja, melyik. Ha tényleg meg akarsz szabadulni tőle, előbb a kapcsolódó dokumentumokat kell rendezned.

A munkatársam nem látja az ügyfeleket. Mi lehet a baj? A csapatnál a munkatárs jogosultságainál az Ügyfelek modul Rejtett szinten áll. Állítsd Látható vagy Szerk. szintre.

Fel tudom tölteni a régi ügyféllistámat? Igen, CSV fájlból. A Beállítások, Cég / Vállalkozó adatai oldal Import szekciójában töltsd fel a fájlt, előtte pedig töltsd le a minta CSV-t, hogy az oszlopnevek stimmeljenek.

Az ügyfeleimnek több telephelyük van. Ezeket is fel tudom tölteni? Igen, egy külön CSV-vel, amiben soronként egy cím szerepel. Előbb az ügyfeleket importáld, utána a címeket, mert a cím-import meglévő ügyfelekhez rendeli a címeket. A párosítás adószám, e-mail cím vagy telefonszám alapján történik.

Kétszer futtattam a cím-importot. Duplán lettek a címek? Nem. Ha az ügyfélnél már van azonos megnevezésű cím, azt a rendszer kihagyja. Az eredmény-képernyőn látod, hány sor maradt ki emiatt.

Kapcsolódó oldalak

Munkalapok: az ügyfél kiválasztása, a munka helyszíne és a számlázási adatok a munkalapon
Árajánlatok: ajánlat készítése meglévő ügyfélnek és az ajánlatkérők kezelése
Számlázás: a számlázási cím és az adókategória szerepe a számlán
Beállítások: üzemmód, egyedi mezők és a CSV import elérése
Csapatok: az Ügyfelek modul jogosultságai és a hozzárendelés
Adatvédelem: hogyan tájékoztasd az ügyfeleidet az adataik kezeléséről