Feladatok

A Feladatok modul a teendőid helye: ide kerül minden, ami nem munkalap, de nem szabad elfelejteni. Visszahívni egy ügyfelet, megrendelni egy alkatrészt, jövőre kimenni az éves karbantartásra.

A legtöbbet abból hozod ki, ha a feladatot odakötöd ahhoz, amiről szól: egy ügyfélhez, egy munkalaphoz vagy egy projekthez. Így a feladat ott is látszik, ahol dolgozol, nem csak egy külön listában.

A modul minden előfizetésben elérhető, korlátozás nélkül.

Áttekintés

A bal oldali sávban három gyűjtőnézet van, mindegyik mellett a darabszám:

Nézet	Mit mutat
Ma	Amit ma kell elintézni, a lejárt tételekkel együtt
Hamarosan	A következő napok teendői
Mind	Minden nyitott feladatod

Alattuk a Listák következnek. Alapból három listád van: Magán teendők, Iroda és Bevásárlás. Ezeket átnevezheted, színt adhatsz nekik, és újat is létrehozhatsz. Ha karbantartási emlékeztetőt állítasz be egy munkalapról, a rendszer automatikusan készít egy Karbantartás nevű listát is.

A kipipált tételek nem tűnnek el nyomtalanul: a lista alján, a Kész feladatok szekcióban megtalálod őket.

Mobilon a Feladatok főoldala a listaválasztó, onnan lépsz be egy-egy listába.

Feladat felvétele

A lista alján lévő mezőbe írd be, mi a teendő, és nyomj Entert. Ennyi elég ahhoz, hogy ne felejtsd el.

A feladatra kattintva nyílik a részletek panel, ahol a következőket állíthatod:

• Lista. Melyik listába tartozzon.
• Határidő. Dátum és pontos időpont. Időpont nélkül a feladat nem jelenik meg a naptárban, és nem kapsz róla előzetes emlékeztetőt sem.
• Kapcsolódik. Ügyfél, munkalap, projekt, árajánlat, jegy, beszerzési rendelés vagy tudásbázis dokumentum.
• Ismétlődés. Naponta, munkanapokon, hetente, kéthetente, havonta, negyedévente, félévente vagy évente, opcionális vég dátummal.
• Hozzárendeltek. Csapatban ide teszed be azt, akire a feladat tartozik.
• Alfeladatok. Feladatonként legfeljebb 25 lépés, külön kipipálható.

A módosítások azonnal mentődnek, nincs külön mentés gomb. A panel alján az Előzmények alatt visszanézheted, ki és mikor pipálta ki a feladatot vagy annak lépéseit.

Feladatok a munkalapról és az ügyfél adatlapjáról

A munkalap és az ügyfél adatlapjának fejlécében egy harang ikon van. Ez az adott munkalaphoz vagy ügyfélhez tartozó feladatokat mutatja, és a számláló jelzi, hány nyitott van. Ha valamelyik ma esedékes vagy lejárt, az ikon pirosra vált.

Innen felvett feladat automatikusan a munkalaphoz vagy az ügyfélhez kapcsolódik, tehát később mindkét helyen megtalálod.

Karbantartási emlékeztető

Ez a modul legerősebb funkciója, ha rendszeres karbantartást is vállalsz. A rendszer egy év múlva szól neked, hogy esedékes a következő alkalom, és ha kéred, az ügyfelednek is küld egy emlékeztető emailt.

Beállítás egy kattintással

Amikor lezársz egy munkalapot, a munkalap tetején megjelenik a Következő karbantartás ajánlat a javasolt időponttal. Az Emlékeztető beállítása gombbal egy kattintással kész az évente ismétlődő emlékeztető, és rögtön nyílik a részletek panel, ha finomítani szeretnél rajta. Ha ezen a munkalapon nem kéred, a Most nem gombbal eltünteted.

Ugyanez kézzel is elérhető: nyisd meg a harang ikont, írj be egy feladatot, majd a Határidő alatt válaszd a felajánlott gombok egyikét. A gombokon a pontos dátum is szerepel, például Évente · 2027. 08. 07., tehát kattintás előtt látod, mit állítasz be. A dátum a munkalapon szereplő munkavégzéshez igazodik, nem a mai naphoz.

Az ügyfél értesítése

Ha a munkalapon van ügyfél email cím, a részletek panelen megjelenik az Ügyfél értesítése kapcsoló. Ez végig a te döntésed marad, feladatonként külön.

Bekapcsolva két mezőt kell kitölteni:

• Berendezés típusa, például „Vaillant ecoTEC plus kazán“
• Karbantartás típusa, például „éves karbantartás“

Írhatsz mellé egyedi megjegyzést is, és az Email előnézet alatt pontosan megnézheted, mit fog kapni az ügyfél. A levél a te céged nevében megy ki, a te elérhetőségeiddel, hogy az ügyfél tudjon időpontot egyeztetni.

Ha valami hiányzik a beállításból, a panel kiírja. Ilyenkor a levél nem indul el, amíg nem pótolod.

Munkalap készítése automatikusan

Ismétlődő feladatnál, ha munkalaphoz kapcsolódik, bekapcsolhatod a Munkalap készítése kapcsolót. Ilyenkor az esedékesség napján a rendszer magától létrehozza a következő munkalapot a mostani másolataként, az ügyféladatokkal és a tételekkel együtt. Azt is beállíthatod, hogy piszkozatként vagy folyamatban lévőként szülessen.

A három dolog független egymástól: értesítést mindenképp kapsz, emellé kérheted a munkalap elkészítését, az ügyfél értesítését, vagy mindkettőt.

Mikor indul el a levél

Az email a beállított határidő előtt nagyjából fél órával indul el. Két dolgot érdemes tudni:

• Ha a feladatot a határidő előtt kipipálod, a rendszer elvégzettnek tekinti, és nem küld róla levelet. Teszteléskor ezért érdemes megvárni a beállított időpontot.
• A határidőnek pontos időpontja legyen. A csak dátumra állított határidő a napi összefoglalóban jelenik meg, de nem indít emailt.

Amikor kipipálod az elvégzett karbantartást, a rendszer automatikusan létrehozza a következő évi emlékeztetőt ugyanezekkel a beállításokkal, tehát évről évre nem kell újra felvenned.

Mikor szól a rendszer

Esemény	Időpont	Kinek
Napi összefoglaló	Reggel 7:00	Az aznap esedékes feladatokról
Előzetes emlékeztető	A határidő előtt fél órával	Csak pontos időponttal megadott határidőnél
Hozzárendelés	Azonnal	Akire a feladatot kiosztották
Karbantartási email	A határidő előtt fél órával	Az ügyfélnek, ha bekapcsoltad

A kiküldött karbantartási emailekről másolatot is kérhetsz magadnak a Beállítások, Értesítések oldalon.

Csapatmunka

Csapatban a feladatok láthatósága szűkebb, mint a többi modulban: mindenki csak azt látja, ami rá van osztva, illetve a saját, még ki nem osztott feladatait. Ez tudatos, így a személyes teendőid akkor sem látszanak, ha a csapat közös fiókban dolgozik.

A listák megoszthatók, és ha egy csapattagot eltávolítasz, a rendszer rendezi a hozzá rendelt feladatokat.

Karbantartási beállítást (ügyfélnek küldött email, munkalap generálás) csak a tulajdonos és az adminok kapcsolhatnak be vagy módosíthatnak.

Sablonok

A visszatérő munkameneteket, például egy új ügyfél bevezetését vagy egy szerviz lezárását elmentheted sablonként, lépésekkel együtt. Indításkor a rendszer az összes lépésből külön feladatot készít, saját listába, és jelzi, hol tart a folyamat. Amikor minden lépés kész, a lista automatikusan archiválódik.

A sablonokat a bal oldali sáv Sablonok szekciójában kezeled.

Naptár és keresés

A határidős feladatok megjelennek a naptárban, és onnan át is húzhatók másik napra. Ha összekötötted a Google Naptáradat, a feladatok oda is kikerülnek. Részletek a Naptár oldalon.

Kereséshez nyomj Cmd+K billentyűt (Windowson Ctrl+K). A kereső a feladat címében és leírásában keres, valamint a kapcsolt ügyfél, munkalap vagy projekt nevében és a hozzárendelt kollégák nevében.

Ha valami nem úgy működik, ahogy várod

Nem kapok előzetes emlékeztetőt. A feladathoz pontos időpont is kell, nem csak dátum. A csak dátumos tételek a reggeli összefoglalóban jönnek.

Nem ment ki az ügyfélnek az email. Nézd meg a feladat részleteinél, hogy be van-e kapcsolva az Ügyfél értesítése, ki van-e töltve a berendezés és a karbantartás típusa, és nem pipáltad-e ki a feladatot a határidő előtt.

Nem látom a csapattársam feladatát. Ez a normális működés: csak a rád osztott feladatokat látod. Kérd meg, hogy rendeljen hozzád téged is.

A felajánlott dátum nem jó. A gyorsgombok a munkalap dátumához igazodnak. Bármikor átírhatod a Határidő mezőben.