Adatvédelem és ügyfél-tájékoztató

Amikor egy ügyfeled adatait (nevét, címét, telefonszámát, egy munkalapot vagy egy fényképet) rögzíted az OkosMunkalapban, akkor te vagy az, aki eldönti, mihez kezdesz ezekkel az adatokkal. A GDPR nyelvén ez azt jelenti, hogy te vagy az adatkezelő a saját ügyfeleid adatai felett. Az OkosMunkalap ilyenkor adatfeldolgozóként jár el: a te nevedben tárolja és kezeli az adatokat, a saját céljaira nem használja fel őket. Ezt a viszonyt az OkosMunkalap ÁSZF 9.2 szakasza (az adatfeldolgozási megállapodás) rögzíti.

Ebből egy fontos kötelezettség következik rád nézve: a GDPR 13. cikke szerint az ügyfeleidet tájékoztatnod kell arról, hogy milyen adataikat, milyen célból és meddig kezeled. Ezt a tájékoztatót nekik kell adnod, nem az OkosMunkalapnak. Ez a cikk ebben segít: elmagyarázza a lényeget, és ad egy kitölthető mintát, amelyet a saját vállalkozásodra szabhatsz.

Mikor kell átadni a tájékoztatót?

A tájékoztatót az adatok felvételekor kell az ügyfél rendelkezésére bocsátanod, tehát jellemzően az első kapcsolatfelvételkor: amikor felveszed az adatait egy munkalaphoz, árajánlathoz vagy szerviz-átvételhez. A lényeg, hogy az ügyfél már azelőtt megismerhesse, mi történik az adataival, hogy azokat rögzítenéd.

Nem kell minden alkalommal újra átadnod: elég egyszer, illetve akkor, ha a tájékoztató lényegesen megváltozik.

Hova tedd ki?

Nem kell bonyolultnak lennie. Néhány jól bevált megoldás:

A weboldaladra egy külön aloldalként (pl. „Adatkezelési tájékoztató”), és a láblécből linkelve.
A műhelyben, üzletben kifüggesztve jól látható helyen, ahol az ügyfél átveheti vagy elolvashatja.
A munkalapon vagy árajánlaton egy rövid utalással és egy linkkel arra a helyre, ahol a teljes tájékoztató elérhető.
E-mailben vagy nyomtatva átadva, amikor először felveszed az ügyfél adatait.

A jó gyakorlat, ha legalább egy állandó helyen (weboldal vagy kifüggesztés) elérhető, és a bizonylataidon utalsz rá.

Milyen adatokat kezelsz jellemzően?

Az OkosMunkalapban tipikusan az alábbi ügyféladatok fordulnak elő:

név, cím, telefonszám, e-mail cím,
adószám (céges ügyfél esetén),
munkalapok és árajánlatok tartalma,
eszközadatok (pl. a javított berendezés adatai),
aláírás képe,
fényképek (pl. a munka dokumentálásához).

A minta táblázata ezekhez rendel célt és jogalapot. A saját tevékenységedtől függően törölj vagy egészíts ki sorokat.

A szerviz átvételi elismervény külön szabálya

Ha fogyasztói (magánszemély) javítást végzel, és a javítás díja meghaladja a 20 000 Ft-ot, valamint a javítás a 249/2004. (VIII. 27.) Korm. rendelet mellékletében felsorolt körbe esik, akkor az átvételi elismervényen a fogyasztó neve és címe kötelező adat a rendelet 5. § (1) bekezdése alapján. Ennek jogalapja a GDPR 6. cikk (1) c) pontja (jogi kötelezettség teljesítése). Ezt a NAIH 2026 júliusában kiadott tájékoztató válasza is megerősítette.

Fontos különbség: a telefonszám és az e-mail cím nem ilyen kötelező rendeleti adat. Ezeket jellemzően a szerződés teljesítéséhez, kapcsolattartás céljából kezeled (GDPR 6. cikk (1) b) pont), vagy az ügyfél hozzájárulása alapján (GDPR 6. cikk (1) a) pont). Érdemes ezt a mintában is így elkülöníteni.

Kitölthető minta

Az alábbi mintát másold ki, cseréld le a [SZÖGLETES ZÁRÓJELES] helyőrzőket a saját adataidra, és igazítsd a sorokat a tényleges tevékenységedhez. A minta szövege a fogyasztóknak szól, ezért magázó formában íródott.

# ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

Érvényes: [DÁTUM]-tól
Verzió: [pl. 1.0]

## 1. Az adatkezelő

Jelen tájékoztató arról ad felvilágosítást, hogy [VÁLLALKOZÁS NEVE] hogyan
kezeli Önnek, mint ügyfelének a személyes adatait.

- Adatkezelő neve: [VÁLLALKOZÁS NEVE]
- Székhely: [SZÉKHELY CÍME]
- Adószám / nyilvántartási szám: [ADÓSZÁM VAGY EV NYILVÁNTARTÁSI SZÁM]
- Kapcsolattartás adatvédelmi kérdésekben:
  - E-mail: [E-MAIL CÍM]
  - Telefon: [TELEFONSZÁM]
- Adatvédelmi tisztviselő (ha van kijelölve): [NÉV ÉS ELÉRHETŐSÉG, VAGY: „Nem
  alkalmazandó”]

## 2. Milyen adatokat, milyen célból és milyen alapon kezelünk?

| Kezelt adatok | Az adatkezelés célja | Jogalap (GDPR) |
| --- | --- | --- |
| Név, cím | Szerviz átvételi elismervény kiállítása 20 000 Ft feletti, a 249/2004. (VIII. 27.) Korm. rendelet szerinti fogyasztói javításnál | 6. cikk (1) c): jogi kötelezettség (249/2004. Korm. rendelet 5. § (1)) |
| Név, cím | A megbízás (szerződés) teljesítése, munkalap és árajánlat készítése | 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése |
| Telefonszám, e-mail cím | Kapcsolattartás, időpont-egyeztetés, értesítés a munka állásáról | 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése, vagy 6. cikk (1) a): az Ön hozzájárulása |
| Adószám (céges ügyfél esetén) | Számla kiállítása, szerződés teljesítése | 6. cikk (1) c): számviteli és adójogi kötelezettség |
| Munkalap és árajánlat tartalma, eszközadatok | A szolgáltatás teljesítése és dokumentálása | 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése |
| Aláírás képe | A munka átvételének, illetve a teljesítésnek az igazolása | 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése, illetve 6. cikk (1) f): jogos érdek (a teljesítés bizonyíthatósága) |
| Fényképek a munkáról | A munka dokumentálása, minőségbiztosítás | 6. cikk (1) b): szerződés teljesítése, illetve 6. cikk (1) f): jogos érdek |
| Számla és az azt alátámasztó bizonylatok (pl. munkalap) | Számviteli kötelezettség teljesítése | 6. cikk (1) c): jogi kötelezettség (Szt. 169. §) |

## 3. Meddig őrizzük meg az adatokat?

- Számviteli bizonylatok (számla és az azt alátámasztó dokumentumok, például a
  munkalap): a kiállítástól számított 8 évig, a számvitelről szóló 2000. évi
  C. törvény 169. §-a alapján.
- Szerviz átvételi elismervényen szereplő adatok: a jótállási és szavatossági
  igények érvényesítésére nyitva álló határidő végéig, illetve amíg jogszabály
  a megőrzést előírja.
- Kapcsolattartási adatok, amelyeket hozzájárulás alapján kezelünk: a
  hozzájárulás visszavonásáig, de legkésőbb az ügyfélkapcsolat megszűnéséig.
- Egyéb, a szerződés teljesítéséhez kezelt adatok: a szerződés teljesítését
  követően az esetleges igények elévüléséig ([pl. 5 év]).

## 4. Kik ismerhetik meg az adatokat?

Az Ön adatait bizalmasan kezeljük. Az alábbi adatfeldolgozók és címzettek
férhetnek hozzá, kizárólag a fenti célok érdekében:

- OkosMunkalap (Csonka Alex e.v., https://okosmunkalap.hu): a munkalapok,
  árajánlatok és ügyféladatok nyilvántartására használt szoftver
  üzemeltetőjeként, adatfeldolgozóként. Az OkosMunkalap által igénybe vett
  al-adatfeldolgozók (pl. tárhely, e-mail küldés, számlázás, fizetés) aktuális
  listája az OkosMunkalap ÁSZF-jében és adatvédelmi tájékoztatójában érhető el:
  https://okosmunkalap.hu/aszf és https://okosmunkalap.hu/adatvedelem
- Könyvelőnk: [KÖNYVELŐ NEVE, HA VAN] a számviteli feladatok ellátásához.
- [TOVÁBBI CÍMZETTEK, HA VANNAK, pl. futárszolgálat, alvállalkozó]

Hatóság vagy bíróság részére csak akkor adunk át adatot, ha erre jogszabály
kötelez.

## 5. Történik-e adattovábbítás az EU-n kívülre?

[Töltse ki a tényleges helyzet szerint. Például: „Az általunk kezelt adatok az
Európai Unión belül kerülnek tárolásra. Amennyiben valamely
al-adatfeldolgozónk az adatokat harmadik országba továbbítja, ennek részleteit
és garanciáit (pl. az Európai Bizottság által jóváhagyott általános
szerződési feltételeket) az érintett szolgáltató tájékoztatója tartalmazza.”]

## 6. Az Ön jogai

A GDPR alapján Önt az alábbi jogok illetik meg a személyes adataival
kapcsolatban:

- tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való jog (15. cikk),
- helyesbítéshez való jog (16. cikk),
- törléshez való jog, azaz „az elfeledtetéshez való jog” (17. cikk),
- az adatkezelés korlátozásához való jog (18. cikk),
- adathordozhatósághoz való jog (20. cikk),
- tiltakozáshoz való jog (21. cikk),
- automatizált döntéshozatallal kapcsolatos jogok (22. cikk).

Ha az adatkezelés az Ön hozzájárulásán alapul, azt bármikor visszavonhatja. A
visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

Kérjük, jogai gyakorlásához keressen minket a fenti elérhetőségeken. A
kérelmére indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb egy hónapon belül
válaszolunk.

## 7. Jogorvoslati lehetőségek

Ha úgy érzi, hogy az adatkezelésünk sérti a jogait, először kérjük, forduljon
hozzánk. Ezen felül:

- Panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH):
  - Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
  - Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
  - Telefon: +36 (1) 391-1400
  - E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
  - Honlap: https://naih.hu
- Bírósághoz is fordulhat. A pert a lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti
  törvényszék előtt is megindíthatja.

## 8. A tájékoztató módosítása

Fenntartjuk a jogot, hogy jelen tájékoztatót időről időre frissítsük. A
mindenkor hatályos változat elérhető: [HOL ÉRHETŐ EL, pl. weboldal címe].

Fontos: ez csak segédlet

Ez a minta és a hozzá tartozó magyarázat segédanyag, amelyet azért állítottunk össze, hogy könnyebben elindulj. Nem minősül jogi tanácsadásnak, és nem helyettesíti egy szakértő véleményét.

A tájékoztató testreszabása és jogszerűsége a te felelősséged: a tevékenységed, az általad kezelt adatok köre és a partnereid alapján neked kell pontosítanod a tartalmat. Ha bizonytalan vagy, javasoljuk, hogy a végleges változatot nézesd át adatvédelemben jártas jogásszal. A jogszabályok idővel változhatnak, ezért érdemes a tájékoztatót időnként felülvizsgálni.