Munkalapok

A munkalap az OkosMunkalap szíve. Egyetlen dokumentumban rögzíted, kinek, hol, mit és mennyiért csináltál, ide kerülnek a fotók, a mért munkaidő és az aláírások, és innen indul a PDF, az e-mail és a számla is.

Ez az oldal végigveszi, hogyan készítesz munkalapot, mit jelentenek a státuszok, hogyan íratod alá, küldöd ki és számlázod, végül hogyan találod meg később a listában.

Mi az a munkalap?

A munkalap egy elvégzett vagy elvállalt munka bizonylata. Az ügyfél adatait, a munka helyszínét, a felhasznált anyagot, a munkadíjat és a kiszállást tartalmazza, mellette fotókat, megjegyzéseket és aláírásokat.

Négy dolgot ad, amit papíron nehéz megoldani:

Nyoma van. Minden munkalap saját sorszámot kap, és megmarad kereshetően.
Az ügyfél is látja. Egy linket kap e-mailben, ott megnézi a munkalapot, a fotókat, és alá is tudja írni.
Számlázni is ebből tudsz. A tételek átkerülnek a számlázóba, nem kell újra begépelni.
Mérhető. A mért munkaidő, az anyagköltség és a bevétel egy helyen áll össze.

Hol találod a munkalapokat

Számítógépen: a bal oldali menüsávban a Munkalapok pont.
Mobilon és tableten: koppints alul a Navigáció gombra, majd a Munkalapok sorra.

Új munkalapot a lista jobb felső sarkában lévő Új munkalap gombbal indítasz. A naptárban egy üres napra kattintva is nyithatsz újat, olyankor a dátum már ki lesz töltve.

Mennyi munkalapot készíthetsz?

A munkalapok száma havonta korlátozott az alsó két csomagban. A számláló minden hónap elején nulláról indul.

Csomag	Munkalap havonta	Csatolmány munkalaponként
Ingyenes	5	3
Basic	50	5
Pro	korlátlan	10
Business	korlátlan	50

A lista fejlécében mindig látod, hol állsz (például 12/50 ebben a hónapban). Ha közeledsz a limithez, figyelmeztetést kapsz, ha eléred, az Új munkalap gomb Limit elérve feliratra vált.

Munkalap vagy felmérés? Kiszállásos vagy szerviz?

Az űrlap legelső kártyáján két kérdésre válaszolsz, és ez határozza meg a dokumentum jellegét.

Mit készítesz?

Választás	Mit jelent
Munkalap	Elvégzett munka bizonylata. Az anyag levonódik a készletből (Pro csomagtól).
Felmérés	Helyszíni felmérés vagy állapotfelvétel. Készletet nem von le.

Hol végzitek a munkát?

Választás	Mit jelent
Kiszállásos	Az ügyfélnél végzett munka.
Szerviz	Műhelybe bevitt eszköz javítása, eszközadatokkal és szerviz státuszokkal.

A második kérdés csak akkor jelenik meg, ha a Beállításokban vegyes üzemmódot állítottál be. Ha csak kiszállásos vagy csak szerviz módban dolgozol, a rendszer automatikusan azt használja. Az üzemmódról a Beállítások oldalon olvashatsz.

Példa. Egy klímaszerelő először kimegy felmérni a helyszínt: ez egy Felmérés, mert még nem épít be semmit. Amikor visszamegy szerelni, a felmérésből egy kattintással Munkalap lesz, és a beépített anyag ekkor fogy le a készletből.

Munkalapszámok

Minden dokumentum automatikus sorszámot kap. Az előtag a fenti két választásból adódik, a szám pedig évente újraindul.

Dokumentum	Előtag	Példa
Munkalap, kiszállásos	ML	ML-2026-0042
Munkalap, szerviz	SZ	SZ-2026-0007
Felmérés, kiszállásos	FE	FE-2026-0015
Felmérés, szerviz	SZF	SZF-2026-0003

A munkalapok és a felmérések külön számsoron futnak, így a munkalapszámaid folytonosak maradnak akkor is, ha közben sok felmérést készítesz.

Új munkalap létrehozása

Nyisd meg a Munkalapok oldalt, és kattints az Új munkalap gombra.
Ha megjelenik, válaszd ki a típust (Munkalap vagy Felmérés, illetve Kiszállásos vagy Szerviz).
Válaszd ki az ügyfelet.
Add meg a munka megnevezését, és ha tudod, az időpontot.
Vidd fel a tételeket.
Nyomd meg a Munkalap mentése gombot.

Alapesetben csak két mező kötelező: az Ügyfél és a Munka megnevezése. Minden mást később is kitölthetsz, akár a helyszínen a telefonodon. Szerviz módban ezen felül az eszköz típusát is meg kell adnod, és ha van kötelezőre állított egyedi meződ, azt is bekéri a rendszer.

Ügyfél

Az Ügyfél kiválasztása mezőben rákeresel a meglévő ügyfélre, vagy létrehozol egy újat a keresőből kilépés nélkül. A kiválasztás után a rendszer behozza az ügyfél adatait: nevét, telefonszámát, e-mail címét, a címét és a cégadatait.

Munka helyszíne: ha az ügyfélhez több cím tartozik, itt választod ki, hol dolgozol. A cím kapcsolattartója és a hozzá írt megjegyzés automatikusan rákerül a munkalapra, így a helyszínen tudod, kit keress.
Számlázási adatok: ha a számla máshová megy, mint ahol a munka zajlik, itt adod meg. Ez a cím kerül majd a számlára.

Pro csomagtól a rendszer a kiválasztott cím alapján kiszámolja a távolságot, és ebből tudsz kiszállási díjat felvenni tételként.

Munka adatok

Mező	Mire jó
Munka megnevezése	Egy soros összefoglaló, például „Konnektorcsere a konyhában”. Ez látszik a listákban, a naptárban és az ügyfélnek küldött e-mail tárgyában.
Kategória	Szakterület szerinti csoportosítás. Kilenc beépített kategória közül választhatsz, és sajátot is létrehozhatsz.
Munka kezdete	Az ütemezés időpontja. Ha kitöltöd, a munkalap megjelenik a naptárban.
Munka befejezése	Meddig tart a munka. Több napra is átnyúlhat.

A beépített kategóriák: Villanyszerelés, Vízvezeték-szerelés, Klímaszerelés, Fűtésszerelés, Karbantartás, Beüzemelés, Javítás, Felülvizsgálat, Egyéb.

Tételek

A tételek adják a munkalap összegét. Négy típus közül választhatsz, plusz egy címsor a csoportosításhoz.

Gomb	Tétel típusa	Mire használd
Anyag	Anyag	Beépített anyag, alkatrész. Ez fogy a készletből.
Munkadíj	Munkadíj	Elvégzett munka díja, jellemzően órában.
Kiszállás	Kiszállási díj	Az útért felszámolt díj. Műhelyes szerviznél nem jelenik meg, hiszen oda az ügyfél hozza be a gépet.
Egyéb	Egyéb	Bármi más, például bérelt gép vagy hulladékszállítás. Saját megnevezést is adhatsz a típusnak.
Címsor	Címsor	Nem tétel, csak elválasztó cím. Nem számol bele az összegbe, és nem kerül a számlára.

Minden tételnél megadod a megnevezést, a mennyiséget, a mértékegységet, az egységárat és az áfakulcsot. Elég elkezdeni írni a nevet: a rendszer felajánlja a tétellistádban meglévő anyagokat és díjakat, árral és mértékegységgel együtt. Ha valami nincs a listában, ugyanott egyéni tételként is felveheted.

Pro csomagtól a leírás mezőben egy vonalkód ikon is megjelenik: a telefon kamerájával beolvasod az anyag vonalkódját, és a rendszer megkeresi a tétellistádban.

Minden tétel sorában van néhány kiegészítő gomb:

Gomb	Mit tesz
Megjegyzés	Egy soros megjegyzés a tételhez, például „RAL 9005 színben”.
Kedvezmény	Kedvezmény erre a tételre, százalékban vagy összegben.
Tárhely	Gépkönyv vagy adatlap csatolása a tárhelyről.
Garancia	Garancia erre a tételre, hónapban vagy évben.
Kalkulátor	Mennyiség számítása méretekből.

Több mint harminc mértékegység közül választhatsz: darab, méter, folyóméter, négyzetméter, köbméter, kilogramm, liter, óra, alkalom, tekercs, zsák, raklap és sok más.

Munkadíj a mért időből

A már mentett munkalapon a Munkadíj gomb okosan viselkedik: a mért munkaidőből kiszámolja az órák számát, és beírja a Beállításokban megadott óradíjat. Ha többen dolgoztak a munkán, emberórával számol, és a megnevezésbe is beírja, például „Munkadíj (7,5 emberóra)”.

Ha az időmérő még fut, figyelmeztetést kapsz, hogy a pontos mennyiséghez előbb állítsd le.

Kalkulátor

Ha a mennyiséget méretből kell kiszámolni, nyomd meg a tétel sorában a Kalkulátor gombot. Három mód van:

Mód	Számítás	Példa
Terület	hosszúság × szélesség	4,2 m × 3,1 m = 13,02 m² járólap
Térfogat	hosszúság × szélesség × magasság	5 m × 3 m × 0,1 m = 1,5 m³ beton
Hosszúság	egyenes távolság	12,5 fm szegélyléc

A rendszer a tétel mértékegységéből felismeri, melyik módra van szükséged.

Sablon betöltése

A Sablon betöltése gombbal egy előre összeállított tételcsomagot töltesz be. Ha például minden kazánkarbantartásnál ugyanaz a négy tétel szerepel, mentsd el egyszer sablonként, és utána egy kattintás. A betöltött tételeket szabadon átírhatod.

Sablont a Műveletek menü Mentés sablonként pontjával készítesz egy meglévő munkalapból, és a Beállítások Sablonok oldalán kezelheted őket.

Kedvezmény

Kedvezményt kétféle helyen adhatsz:

Tételenként: a tétel sorában, százalékban vagy fix összegben. Az Alkalmazás az összesre gombbal az összes ugyanolyan típusú tételre ráteszed egyszerre, például minden anyagra.
Az egész munkalapra: az Összesítő kártyán, százalékban vagy fix összegben. A kettő közül egyszerre csak az egyiket használhatod.

Ha van tételes kedvezmény, a munkalap szintű mező zárolódik. Ilyenkor előbb töröld a tételes kedvezményeket.

Pro csomagtól az ügyfélhez rendelt kedvezményszabályok automatikusan rákerülnek az új munkalapra, például egy VIP ügyfélnek járó 10 százalék. Ezt kézzel bármikor felülírhatod.

Megjegyzések

Két külön megjegyzés mező van, és ez a különbség fontos:

Mező	Ki látja
Ügyfélnek látható megjegyzés	Az ügyfél is: rákerül a PDF-re és a publikus oldalra.
Belső megjegyzés	Csak te és a csapatod. Az ügyfél soha nem látja.

Mindkettőben működik a @ jel a sablonok előhívására. A belső megjegyzésbe jó helye van annak, amit nem szeretnél kiadni: „a lakó nehezen elérhető, előre telefonálni kell”, vagy „a következő alkalomra hozni kell 2 m flexibilis csövet”.

Egyedi mezők

Ha a Beállításokban felvettél egyedi mezőket a munkalaphoz, azok külön Egyedi mezők kártyán jelennek meg az űrlapon, a Megjegyzések alatt. Egy klímaszerelő például felvehet egy „Hűtőközeg típusa” mezőt, egy karbantartó cég pedig egy „Következő karbantartás” dátumot.

Mezőnként beállítható, hogy kötelező legyen-e, látsszon-e a listában és rákerüljön-e a PDF-re. A kötelező mezőket a rendszer mentés előtt bekéri.

Csatolmányok

Fotót és dokumentumot a munkalap mentése után tudsz csatolni. Amíg nem mentetted, a rendszer ezt írja ki, hogy semmi ne veszhessen el.

Amit csatolhatsz:

Forrás	Részletek
Kép	JPG, PNG, WebP, HEIC. Fájlonként legfeljebb 10 MB.
Dokumentum	PDF, Word, Excel. Fájlonként legfeljebb 25 MB.
Hangfelvétel készítése	Felvétel közvetlenül a telefonról, legfeljebb 5 perc. Minden csomagban.
Rajz készítése	Üres lapra rajzolás, például kapcsolási rajz vagy elhelyezési vázlat. Pro csomagtól.
Tárhelyről	A tárhelyen tárolt fájl (gépkönyv, adatlap) csatolása.

A fotókra rá is tudsz rajzolni: a kép szerkesztés gombjával megnyílik a jelölő felület, ahol nyilat, kört és szöveget tehetsz a képre. Ez Pro csomagtól érhető el.

A csomagod csatolmány-limitje az összes fájlra együtt vonatkozik, tehát a fotók, a dokumentumok és a hangfelvételek egy keretből fogyasztanak. A feltöltő alatt mindig látod, hol állsz (például 7/10 fájl).

Összesítő

A jobb oldali Összesítő kártya végig veled görög, és mindig mutatja a nettó részösszeget, a kedvezményeket, az áfát és a bruttó végösszeget. Itt adod meg a munkalap szintű kedvezményt és a garanciát is.

Business csomagban itt látod élőben a munka várható hasznát is, amíg gépeled a tételeket.

Az áfát tételenként állítod. Ha alanyi adómentes vagy KATA-s a fiókod, a rendszer ezt kiírja, és nem számol áfát.

Garancia

Garanciát két szinten adhatsz meg, és a kettő független egymástól:

Garanciális munkalap: az egész munkára vonatkozik. Az Összesítő kártyán (mentés után a Részletek kártyán) kapcsolod be, megadod az időtartamot hónapban vagy évben, és megírod a garancia szövegét.
Garanciális tétel: csak egy tételre. A tétel sorában a Garancia gombbal állítod be, saját időtartammal.

A garancia szöveg a bizonylatokra kerül: a teljesítésigazolásra, műhelyes szerviznél pedig a kiadási bizonylatra. Ha nem írsz sajátot, a rendszer betölt egy alap tájékoztató szöveget, amit átírhatsz, vagy a @ jellel sablonból beszúrhatsz.

Ha ugyanazt a garanciát adod minden munkára, a garancia ablakban bejelölheted, hogy a rendszer jegyezze meg alapértelmezettként. Utána az új munkalapokra automatikusan rákerül.

A listában külön szűrő van a Garanciális munkalapok és a Van garanciális tétel esetekre, így egy helyen látod, mire vállaltál garanciát.

Munkalap szerkesztése

A mentett munkalapon kétféleképpen javíthatsz:

Szekciónként: minden kártya jobb felső sarkában van egy ceruza ikon. Rákattintva csak azt a részt szerkeszted, majd Mentés. Így egy tétel javításához nem kell az egész munkalapot megnyitni.
Egyben: a Műveletek menü Szerkesztés pontja a teljes űrlapot nyitja meg.

Státuszok

A státusz mutatja, hol áll a munka. A Műveletek menü Státusz módosítása részében váltasz, a listában pedig színes címkeként látszik.

Kiszállásos munkalapok státuszai

Státusz	Mit jelent
Piszkozat	Új munkalap, még dolgozol rajta.
Folyamatban	A munka elkezdődött.
Befejezve	A munka elkészült.
Elküldve	A munkalapot kiküldted az ügyfélnek. Ide a rendszer állítja át, amikor e-mailt küldesz.
Részben számlázva	A munka egy részéről készült számla.
Számlázva	A teljes munkalap ki van számlázva.
Lemondva	A munka meghiúsult.

Három további státuszt a rendszer maga állít be, kézzel nem választhatók: Árajánlat készült (munkalapból ajánlat lett), Munkalap készült (felmérésből munkalap lett) és Felmérés készült. Szűrni viszont tudsz rájuk.

Szerviz munkalapok státuszai

Státusz	Mit jelent
Átvéve	Az eszköz beérkezett a műhelybe. Ha az ügyfélnél javítasz, ezt a státuszt nyugodtan nevezd át magadnak (például „Bejelentve”).
Diagnosztika	Bevizsgálás alatt.
Alkatrészre vár	Rendelésre vár.
Javítás alatt	Szerelés folyamatban.
Tesztelés	Javítás után próba.
Kész, átvehető	Az ügyfél jöhet érte.
Kiadva	Az eszközt átadtad.

Saját státuszok és a hozzájuk tartozó kapcsolók

A beépített státuszokat átnevezheted, átszínezheted, és sajátokat is felvehetsz (például „Alvállalkozónál”). Minden státuszhoz négy kapcsoló tartozik:

Kapcsoló	Mit tesz
Teljesítettnek számít	A munka kész munkának minősül. Ez alapján számol a Pénzügyek bevétel-statisztikája, és innen készül a teljesítésigazolás.
Készletlevonás	Erre a státuszra váltva levonódik az anyag a készletből.
Szerkesztés zárolása	Ezen a státuszon a munkalap nem szerkeszthető, a státusz viszont tovább váltható.
Ügyfél értesítése e-mailben	A rendszer automatikusan e-mailt küld az ügyfélnek az új állapotról. Munkalaponként és státuszonként egyszer.

A Státusz módosítása listában minden státusz mellett kis ikonok mutatják, melyik kapcsoló aktív rajta (pipa a teljesítettnél, csomag a készletlevonásnál, zár a zárolásnál). Így a váltás előtt látod, mi fog történni.

Példa. Egy szerviz felvesz egy „Alkatrészre vár (megrendelve)” státuszt, és bekapcsolja rajta az ügyfél-értesítést. Amikor a gép erre a státuszra kerül, az ügyfél magától kap egy e-mailt, és nem kell telefonálnia, hogy mi van a készülékével.

Lejárt ütemezés

Ha egy munkalapon a Munka kezdete már elmúlt, de a munka még nincs lezárva, a lista Ütemezve oszlopában piros lesz a dátum. Ez a leggyorsabb módja annak, hogy kiszűrd az elfelejtett munkákat.

A jelzés eltűnik, ha a munkalap Befejezve, Elküldve, Számlázva, Részben számlázva vagy Lemondva állapotba kerül, illetve ha teljesítettnek jelölt saját státuszra vált.

Munkaidő mérése

A mentett munkalapon van egy Munkaidő követés kártya. Egy gombbal indítod és állítod le, mint egy stopperórát.

Gomb	Mit tesz
Munka indítása	Elindítja a mérést.
Szünet	Megállítja az órát, például ebédre.
Folytatás	Újraindítja a mérést a szünet vagy a befejezés után.
Befejezés	Lezárja az időszakot, és rögzíti időslotként.
Kézi	Utólag felvesz egy időszakot, ha elfelejtetted elindítani.

Ugyanazon a munkalapon többször is indíthatod, minden mérés külön időslotként rögzül, dátummal és időtartammal. Az összesítés alatt látod az összes munkaidőt, és ha többen dolgoztak, az emberórát is.

Csapatban minden méréshez kiválaszthatod, kik dolgoztak abban az időszakban, így az emberóra pontos lesz akkor is, ha ketten csak délelőtt voltak kint.

A mért munkaidő a Beállításokban bekapcsolható a PDF-re és a publikus oldalra is, ha az ügyfél felé is el akarod számolni.

Aláírás

A munkalapon két aláírás helye van: a kivitelezőé és az ügyfélé. Az elnevezés a te beállításodat követi, szerviz módban „Szerviztechnikus” szerepel.

Aláírás a helyszínen

Nyisd meg a munkalapot a telefonon, és az Aláírások kártyán koppints az Aláírás gombra. Az ügyfél az ujjával aláír, és megadhatja a nevét is. A rendszer az aláírás mellé rögzíti az időpontot, valamint az eszköz és a böngésző adatait, hogy utólag igazolható legyen.

Ahogy a kártyán is szerepel, ez nem minősül hitelesített elektronikus aláírásnak. A gyakorlatban ugyanazt a célt szolgálja, mint a papírra tett aláírás: dokumentálja, hogy az ügyfél a munkát átvette.

A saját aláírásodat egyszer feltöltheted a Beállítások Cégadatok oldalán, az Alapértelmezett aláírás szekcióban. Ezt a rendszer automatikusan ráteszi a munkalap másolatára és a munkalapból készült árajánlatra, így ismétlődő munkáknál nem kell újrarajzolnod. Csapatban minden kollégának lehet saját alapértelmezett aláírása.

Aláírás kérése e-mailben

Ha a helyszínen nem sikerült aláíratni, nyomd meg az Aláírás kérése e-mailben gombot. Az ügyfél kap egy linket, megnyitja a böngészőjében, és ott ír alá. Nem kell hozzá regisztrálnia és nem kell alkalmazást letöltenie.

Zárolás aláírás után

Alapból bekapcsolt beállítás, hogy az aláírt munkalap tartalma utólag nem módosítható. Ez vita esetén téged is védi: ami alá van írva, az nem változtatható meg észrevétlenül. Ha erre nincs szükséged, a Beállítások Extra testreszabás oldalán kikapcsolható.

Beállítható az is, hogy amint mindkét aláírás megvan, a munkalap automatikusan a kiválasztott státuszra váltson, például Befejezve állapotba.

PDF letöltése

A Műveletek menüben a Munkalap PDF generálása pontnál két lehetőség van:

Árakkal: a teljes bizonylat, tételekkel és összegekkel.
Árak nélkül: ugyanaz árak nélkül. Akkor jó, ha a helyszínen csak az elvégzett munkát kell aláíratni, vagy ha alvállalkozóként dolgozol, és az árak nem tartoznak a megbízóra.

A PDF-en a munkalap adatai, a tételek, a garancia, a megjegyzés és az aláírások szerepelnek. Ha a Beállításokban bekapcsoltad, a mért munkaidő is rákerül.

Küldés e-mailben

A Küldés e-mailben ponttal az ügyfél egy linket kap, nem egy csatolmányt. Ez azért jobb, mert a link mögött mindig a friss állapot van, és a fotók is megnyithatók.

Mi történik küldéskor:

Kiválasztod a címzettet. Ha az ügyfélnek több e-mail címe van, listából választasz, és több címre is küldhetsz egyszerre.
Az ügyfél megkapja a levelet Munkalap: (megnevezés) tárgyal, benne a munkalapszámmal, az összeggel és egy Munkalap megtekintése gombbal.
A munkalap státusza Elküldve lesz.

A linken az ügyfél látja a munkalap adatait, a tételeket, az ügyfél által láthatóra állított csatolmányokat, letölti a PDF-et, és alá is tud írni.

Ha újra küldöd ugyanazt a munkalapot, a rendszer mindig megmutatja a címzettválasztót, alatta a korábbi küldésekkel. Így nem fordulhat elő, hogy egy régi, már nem használt címre menjen a levél.

A Link másolása ponttal ugyanezt a linket a vágólapra teszed, és elküldheted üzenetben, például Messengeren vagy Viberen.

Készlet levonása

Pro csomagtól a munkalapon szereplő anyagok automatikusan lefogynak a készletből. A levonás akkor történik, amikor a munkalap eléri az erre beállított státuszt.

Alapértelmezés szerint:

Munkalap típusa	Mikor vonódik le a készlet
Kiszállásos	Befejezve vagy Elküldve státuszra váltáskor
Szerviz	Kiadva státuszra váltáskor

Ezt státuszonként átállíthatod a Készletlevonás kapcsolóval, ha nálad máshol van a munkafolyamat vége.

Néhány dolog, amit érdemes tudni:

A levonás egyszer történik meg, az első ilyen státusznál, és nem duplázódik oda-vissza váltásnál.
Ha nincs elég készlet, a rendszer figyelmeztet, és megmutatja, melyik anyagból mennyi hiányzik. A hiányzó mennyiséget nem vonja le, a készlet nullán marad.
Ha egy tételt törölsz vagy csökkentesz a munkalapon, a készlet magától visszaíródik.
Munkalap törlésekor viszont a készlet nem kerül vissza. A már megtörtént kiadást a rendszer véglegesnek tekinti, hogy a raktár egyenlege ne torzuljon. Ha tévesen ment le anyag, a Készlet oldalon rögzíts korrekciót.
A Felmérés soha nem von le készletet. Ezért érdemes felméréssel indítani, ha még nem tudod, mi épül be.

Számlázás és díjbekérő

A számlázás Pro csomagtól érhető el, összekötött Billingo vagy Számlázz.hu fiókkal. A Számlázás oldalon írjuk le, hogyan kötöd össze.

A Műveletek menüben két bizonylatot indíthatsz közvetlenül:

Bizonylat	Mikor jó
Számla kiállítása	A munka elkészült, jöhet a számla. A tételek automatikusan átkerülnek a számlázóba.
Díjbekérő kiállítása	Fizetés a munka előtt vagy alatt. Nem számla, csak fizetési felkérés.

Az előlegszámla egy meglévő díjbekérőből készül: amikor az ügyfél fizetett, a díjbekérő mellett megjelenik az Előlegszámla gomb. A végszámlából a rendszer az előleget automatikusan levonja.

A kiállított bizonylatok a Részletek kártyán sorakoznak fel, sorszámmal és megnyitó linkkel, így a munkalapról egy kattintással eléred a számlát. Innen tudsz sztornózni is.

Pénzügyek a munkalapon

A munkalapon van egy Pénzügyek kártya, ami mindig kiírja a legfontosabb számot: Még fizetendő. Amint az ügyfél teljesen kifizette, zöld Kifizetve jelzésre vált.

Itt rögzíted a munkához tartozó befizetéseket és kiadásokat, Pro csomagtól pedig az ajánlói jutalékot is. Business csomagban a kártya fejlécén a munka fedezete is látszik. A részletekről a Pénzügyek oldalon olvashatsz.

Felmérésből munkalap

Ha egy felmérésből munka lesz, nem kell újra begépelni semmit:

Nyisd meg a felmérést.
A Műveletek menüben válaszd a Munkalap készítése pontot.
Erősítsd meg a Tovább gombbal.
A rendszer megkérdezi, átállítsa-e a felmérés státuszát Munkalap készült állapotra.

Az új munkalap átveszi a felmérés adatait, tételeit és csatolmányait, és onnantól önálló dokumentum. Az összetartozás megmarad: a listában a munkalap alatt megjelenik a Felmérés mutatása felirat, amivel visszanézed, mi volt az eredeti állapot.

Munkalapból árajánlat

A Műveletek menü Árajánlat készítése pontja a munkalap tételeiből árajánlatot csinál. Ez akkor hasznos, ha felmérés után az ügyfél írásos ajánlatot kér.

Ha ebből a munkalapból már készült ajánlat, a rendszer figyelmeztet. Az előző ajánlat megmarad, a munkalap pedig az újra fog hivatkozni. Az ajánlatokról az Árajánlatok oldalon írunk.

Több kiszállás egy munkalapon

Ha ugyanahhoz a munkához többször ki kell menni, nem kell minden alkalomra új munkalapot nyitnod. A Műveletek menü Kiszállás hozzáadása pontjával a munkalapot napokra bontod, mindegyiknek saját időpontjával, tételeivel és aláírásaival.

Erről külön oldalunk van: Kiszállások.

Szerviz munkalapok

Szerviz módban a munkalap eszközadatokat is tartalmaz: típust, márkát, modellt, sorozatszámot, tartozékokat, tárolási helyet és az ügyfél által jelzett hibát. Egy munkalapon több eszköz is lehet, és a tételeket eszközökhöz rendelheted, így látszik, melyik gépen mi történt.

Amit a szerviz mód ad ezen felül:

Eszközadatok a bizonylatokon: a javított gép típusa és sorozatszáma minden PDF-re rákerül, a tételek pedig eszközönként csoportosítva jelennek meg.
Szerviz státuszok: a hét lépés Átvéve állapottól Kiadva állapotig.
Publikus státuszkövetés: az ügyfél a kiküldött linken bármikor megnézi, hol áll a javítás.

Hol javítasz: műhelyben vagy az ügyfélnél

A munkalapon megadod a javítás helyszínét, és ez dönti el, milyen bizonylatokat kínál a rendszer. A kettő nem ízlés kérdése: átvételi elismervényt csak akkor van értelme kiállítani, ha tényleg átvetted az eszközt.

Ha a műhelyedbe hozzák be:

Átvételi dokumentáció: az eszköz állapota átvételkor, fotókkal és megjegyzéssel. Ide írd az ügyfélnek szóló átvételi tájékoztatót is.
Átvételi jegyzőkönyv: letölthető bizonylat arról, mit vettél át és milyen állapotban. Az ügyfél a kiküldött linkjén is letöltheti.
Kiadási bizonylat: az eszköz visszaadásáról, kiadó és átvevő aláírásával.

Ha kimész az ügyfélhez:

Hibafelvétel: ugyanaz a mező, csak a neve más, hiszen nem veszel át semmit.
Teljesítési igazolás: ugyanaz a bizonylat, amit a kiszállásos munkalapoknál is használsz. Átvételi jegyzőkönyv és kiadási bizonylat ilyenkor nincs, mert nincs mit átvenni és nincs mit visszaadni.

A teljesítési igazoláson az eszköz adatai és az eszközönkénti tételek ugyanúgy szerepelnek, sőt a munkaidő-kimutatás és az egyedi mezők is rákerülnek. A kiszállási díjat is elszámolhatod, akkor is, ha a fiókod tiszta szerviz módban van.

Egyéb műveletek

Művelet	Mit tesz
Másolat készítése	Új munkalap ugyanazokkal az adatokkal, „(másolat)” felirattal a megnevezés végén. Piszkozat státuszon indul, új sorszámmal. Az ügyfél aláírása nem kerül át, a sajátod igen.
Mentés sablonként	A tételeket elmenti, hogy máskor egy kattintással betölthesd.
Projekthez csatolás	A munkalapot egy projekthez rendeli. Pro csomagtól.
Link másolása	A publikus link a vágólapra.
Törlés	Törli a munkalapot a hozzá tartozó pénzügyi tranzakciókkal együtt. Nem vonható vissza.

Egy munkalapot nem tudsz törölni, ha már szállítólevél készült belőle. Ilyenkor előbb a szállítólevelet kell sztornóznod.

Emlékeztető a következő karbantartásra

A munkalap fejlécében lévő harang ikon az ehhez a munkalaphoz tartozó feladatokat mutatja. Innen veszed fel például azt, hogy jövőre esedékes lesz az éves karbantartás.

Amikor lezársz egy munkalapot, a lap tetején meg is jelenik a Következő karbantartás ajánlat: egy kattintással beállítod az évente ismétlődő emlékeztetőt, a munkalap dátumához igazítva. Ha kéred, a rendszer az esedékesség napján az ügyfelednek is küld egy emlékeztető emailt a te céged nevében, vagy akár magától elkészíti a következő munkalapot is.

A beállítás részletei a Feladatok oldalon.

A munkalaplista

Keresés

A kereső egyszerre nézi ezeket:

ügyfél neve és cégneve,
munkalapszám,
a munka megnevezése,
település,
hozzárendelt kollégák neve,
az egyedi mezők tartalma (a munkalapé és az ügyfélé is),
szerviz módban az eszközök gyári száma, márkája és modellje,
Pro csomagtól a számlaszám, az előlegszámla és a díjbekérő száma.

Nem kell egész szót írnod, és a szöveges mezőkben az elírásokat is tűri. Ha csak annyira emlékszel, hogy „Kovács” és „kazán”, az bőven elég.

A sorszámoknál és a gyári számoknál viszont pontos egyezést keres, hogy egy karakterben eltérő szám ne keveredjen bele. A TK62866 keresés tehát csak a TK62866-ot adja vissza, a hasonló számokat nem.

Szűrők

A Szűrők gombbal ezekre tudsz szűrni:

Szűrő	Lehetőségek
Státusz	Bármelyik státusz, a sajátjaid is.
Kategória	Szakterület, illetve Kategória nélkül.
Típus	Rendes munkalapok, Felmérések, Kiszállások.
Garancia	Garanciális munkalapok, Van garanciális tétel.
Munkalap típus	Kiszállásos vagy Szerviz.
Szerviz státusz	A hét szerviz állapot.
Település	A munkalapokon szereplő települések.
Hozzárendelés	Saját, nekem hozzárendelt, nincs hozzárendelve, vagy egy konkrét kolléga. Csapatban.
Szerepkör	Melyik szerepkörben szerepel valaki a munkalapon. Business csomagban.

A gyakran használt szűrőkombinációt elmentheted, és egy kattintással visszahívhatod.

Rendezés és oszlopok

Tíz rendezés közül választhatsz: legújabb vagy legrégebbi elől, ütemezés, sorszám, összeg és ügyfél szerint, mindegyik mindkét irányban.

A táblázat fejlécére kattintva megnyílik az oszlopválasztó, ahol átrendezed, kicserélheted vagy elrejtheted az oszlopokat. Kiegészítő oszlopként bekapcsolható a Település és a Létrehozva, és megjelenítheted az egyedi mezőidet is. A beállítás a fiókodhoz tartozik, tehát a telefonodon is ugyanaz lesz.

Tömeges műveletek

Jelöld ki a sorokat a jelölőnégyzetekkel, és az alul megjelenő sávból választhatsz:

Export: a kijelöltek vagy az összes szűrt munkalap letöltése CSV fájlba, egyszerre legfeljebb 500 munkalapot. A fájl az ügyféladatokat, a tételek részletezését, az összegeket és a dátumokat is tartalmazza, tehát táblázatkezelőben tovább dolgozhatsz vele.
Státusz: több munkalap átállítása egy lépésben.
Törlés: a kijelöltek törlése.

Csapatmunka

Business csomagban a munkalapokhoz kollégákat rendelhetsz. Hat szerepkör közül választhatsz (Fő felelős, Felmérő, Árajánlatkészítő, Munkaszervező, Kivitelező, Kapcsolattartó), és a szerepköröket át is nevezheted a saját szavaidra. Az átnevezett szerepkör a PDF-eken és az ügyfélnek küldött e-mailekben is megjelenik.

Pro csomagtól ütemezéskor a rendszer ellenőrzi, hogy a kijelölt kollégának nincs-e már máshol dolga ugyanabban az időben, és az utazási időt is figyelembe veszi. Ütközésnél figyelmeztet, de nem tiltja meg a mentést, hiszen te tudod, mi a helyzet.

A csapattagok jogosultságairól és arról, ki mit lát, a Csapatok oldalon írunk.

Gyakori kérdések

Kell internet a munkalap kitöltéséhez? Az egyszer már megnyitott adatokat offline is látod, mert a program helyben gyorsítótárazza őket. Új munkalap mentéséhez viszont kell internet, mert a munkalapszám kiadása a szerveren történik, és a fotók feltöltése is netet igényel. Ha bizonytalan a térerő, töltsd ki a lényeget ott, ahol van jel, a fotókat pedig később pótold.

Mi történik, ha elérem a havi munkalaplimitet? Nem tudsz új munkalapot létrehozni a hónap végéig. A meglévők szerkeszthetők, kiküldhetők és számlázhatók maradnak. Ha rendszeresen beleütközöl, érdemes Pro csomagra váltani, ahol nincs limit.

Utólag át tudom állítani a munkalapot felmérésre, vagy fordítva? Igen, szerkesztéskor a típusválasztó ugyanúgy elérhető. A sorszám viszont már nem változik, mert a bizonylat számát nem cseréljük ki utólag.

Miért nem tudom szerkeszteni a munkalapot? Két oka lehet. Vagy már alá van írva, és be van kapcsolva a zárolás aláírás után, vagy olyan státuszon áll, amire beállítottad a szerkesztés zárolását. A státuszt mindkét esetben tudod váltani.

Törölhetek egy munkalapot? Igen, a Műveletek menü Törlés pontjával. A hozzá tartozó pénzügyi tranzakciók is törlődnek, a művelet nem vonható vissza, és a már levont készlet sem kerül vissza. Ha csak félretenni akarod, inkább állítsd Lemondva állapotra.

Látja az ügyfél a belső megjegyzést vagy a belső fotókat? Nem. A belső megjegyzés és a Belső csatolmányok szekció tartalma sem a PDF-re, sem a publikus oldalra nem kerül ki.

Miért nem jelenik meg a munkalap a naptárban? Mert nincs kitöltve a Munka kezdete mező. A naptár csak azokat a munkalapokat mutatja, amelyeknek van kezdő időpontja.

Hogyan számolja a rendszer az emberórát? Minden mért időszaknál összeszámolja, hányan dolgoztak, és az időtartamot ennyivel szorozza. Ha a munkalapon megadtad a dolgozók számát, azt használja az összes órára.

Több e-mail címre is ki tudom küldeni a munkalapot? Igen. A küldés előtt megjelenő választóban több címet is bejelölhetsz, és kézzel is megadhatsz újat.

Kapcsolódó oldalak

Kiszállások: egy munka napokra bontása, kiszállásonkénti ütemezés és számlázás
Ügyfelek: ügyféltörzs, címek és kapcsolattartók
Tételek: anyagok, munkadíjak és a készlet
Árajánlatok: ajánlatkészítés és elfogadás
Számlázás: számlázó összekötése és számlakiállítás
Pénzügyek: bevételek, kiadások és jövedelmezőség
Naptár: a munkák ütemezése
Feladatok: teendők és karbantartási emlékeztetők
Beállítások: üzemmód, óradíj, státuszok, egyedi mezők és sablonok